Google Workspace Business Standard

Tổng quan về Google Workspace Business Standard

Google Workspace Business Standard là phiên bản nâng cấp toàn diện từ gói Starter, được thiết kế nhằm tối ưu hoạt động cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Gói dịch vụ này hỗ trợ hoàn hảo từ không gian lưu trữ rộng rãi, tính năng hội họp chuyên nghiệp đến khả năng quản trị dữ liệu thông minh.

Đặc điểm nổi bật nhất của phiên bản này là hình thức thanh toán Annually (Hàng năm) – giúp doanh nghiệp cố định chi phí đầu tư công nghệ. Đồng thời giúp người dùng tránh các biến động về giá và nhận được mức ưu đãi chiết khấu tốt hơn so với thanh toán linh hoạt hàng tháng. Bên cạnh đó, Google Workspace Business Standard còn sở hữu nhiều điểm đặc trưng tiêu biểu như là:

• Hệ thống email tên miền tùy chỉnh gắn liền với thương hiệu, giúp tăng cường uy tín trong mọi giao dịch với đối tác.
• Kho lưu trữ đám mây khổng lồ cung cấp 2 TB dung lượng cho mỗi người dùng đi kèm tính năng Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives).
• Google Meet hỗ trợ lên đến 150 người tham gia, tích hợp khả năng ghi âm cuộc họp và lọc tiếng ồn, đảm bảo chất lượng trao đổi thông tin đạt mức cao nhất.
• Các ứng dụng soạn thảo (Docs, Sheets, Slides) cho phép đội ngũ cùng xử lý công việc tức thì, xóa bỏ khoảng cách địa lý và tăng tốc độ hoàn thành dự án.
• Cơ chế bảo mật và kiểm soát chặt chẽ, dễ dàng thiết lập các chính sách bảo vệ dữ liệu và quản lý thiết bị đầu cuối thông qua bảng điều khiển trung tâm, giảm thiểu rủi ro rò rỉ thông tin.
• Hình thức đăng ký theo năm mang lại mức giá ưu đãi ổn định, giúp doanh nghiệp chủ động trong việc lập kế hoạch tài chính và duy trì vận hành ổn định.

Tính năng nổi bật của Google Workspace Business Standard

So với phiên bản Business Starter, gói Business Standard mang lại những bước tiến đột phá về hiệu suất làm việc nhóm và bảo mật như là:

 

Gmail doanh nghiệp

Gmail không chỉ là công cụ gửi nhận thư mà còn là bộ mặt của tổ chức. Với Business Standard, bạn có thể thiết lập email có đuôi tên miền riêng của công ty (ví dụ hotro@tencongty.vn). Việc sử dụng email tên miền này mang lại cho người dùng rất nhiều lợi ích vượt trội như:

• Giúp khách hàng tin tưởng hơn 90% so với các địa chỉ email cá nhân miễn phí.
• Hệ thống tích hợp bộ lọc AI thông minh, tự động ngăn chặn hơn 99,9% thư rác, phần mềm độc hại và các cuộc tấn công lừa đảo (phishing).
• Tích hợp sâu vào các công cụ Google Meet, Google Chat,…..

Dung lượng lưu trữ 

Nếu gói Starter chỉ có 30GB (rất dễ đầy sau vài tháng sử dụng) thì Google Workspace Business Standard cung cấp tới 2TB (hơn 2.000GB) cho mỗi người dùng. Với 2TB, bạn có thể lưu trữ hàng trăm nghìn tệp tin văn bản, hàng nghìn video chất lượng 4K hoặc các file thiết kế nặng mà không lo về việc dọn dẹp bộ nhớ định kỳ.

*Lưu ý quan trọng: Dung lượng này được tính theo mô hình Bộ nhớ gộp (Pooled Storage). Tổng dung lượng của toàn công ty sẽ bằng 2TB x (số lượng nhân viên).

Bộ nhớ dùng chung (Shared Drives)

Khác với Drive của tôi (vốn thuộc sở hữu cá nhân), Shared Drives (Bộ nhớ dùng chung) là không gian lưu trữ chung của cả phòng ban hoặc dự án. Khi một nhân viên rời công ty và tài khoản bị xóa, tất cả tệp tin trong Shared Drives vẫn nằm lại nguyên vẹn tại đó. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn rủi ro mất dữ liệu quan trọng. Hay quản trị viên có thể dễ dàng phân quyền ai chỉ được xem, ai được nhận xét và ai có quyền chỉnh sửa tài liệu.

Nền tảng hội thảo trực tuyến Google Meet

Google Meet trong gói Business Standard được trang bị những tính năng cao cấp.

• Cho phép tới 150 người tham gia đồng thời.
• Có thể ghi âm, ghi hình toàn bộ buổi họp và lưu trực tiếp vào Drive.
• Tính năng khử tiếng ồn bằng AI giúp loại bỏ tiếng bên ngoài đảm bảo âm thanh trong trẻo.
• Có thể chia nhỏ cuộc họp lớn thành các phòng họp nhỏ (Breakout rooms) để thảo luận nhóm riêng tư.

Công cụ cộng tác thông minh

Google không ngừng cập nhật các công cụ hỗ trợ làm việc năng suất hơn như là:

• Hệ sinh thái Docs, Sheets, Slides cho phép hàng chục người cùng làm việc trên một bảng tính hay báo cáo trong thời gian thực.
• Tính năng chữ ký điện tử eSignature yêu cầu ký hợp đồng ngay trên Google Docs mà không cần dùng đến các phần mềm bên thứ ba tốn phí.
• Google Vids giúp tạo ra các video thuyết trình, hướng dẫn công việc một cách tự động chỉ từ một bản nháp văn bản.

Kiểm soát và bảo mật 

Gói Google Workspace Business Standard – Annually cung cấp các lớp bảo mật và công cụ quản trị mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chặt chẽ hơn so với các gói cơ bản.

• Quản trị tập trung (Admin Console) điều khiển trung tâm để quản trị viên thiết lập quyền truy cập, quản lý người dùng và cấu hình các tùy chọn bảo mật cho toàn bộ tổ chức từ một nơi duy nhất.
• Quản lý thiết bị đầu cuối (Endpoint Management) cho phép kiểm soát các thiết bị di động (iOS, Android) và máy tính truy cập vào dữ liệu công ty. Quản trị viên có thể yêu cầu mật khẩu thiết bị hoặc xóa dữ liệu từ xa nếu thiết bị bị thất lạc.
• Xác minh 2 lớp (2-Step Verification) tăng cường lớp bảo vệ cho tài khoản bằng cách yêu cầu mã xác nhận qua điện thoại hoặc khóa bảo mật vật lý, ngăn chặn hiệu quả các nỗ lực xâm nhập trái phép.
• Báo cáo và kiểm tra (Audit Logs) cung cấp các báo cáo chi tiết về hoạt động của người dùng, giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử truy cập tài liệu và phát hiện sớm các hành vi bất thường trong hệ thống.

Tích hợp AI Gemini 

Một trong những nâng cấp đắt giá nhất của Google Workspace Business Standard là AI Gemini được tích hợp trực tiếp trong hệ sinh thái:

• Soạn email & tài liệu tự động: Gemini hỗ trợ viết email, tạo nội dung Docs chuyên nghiệp chỉ với vài gợi ý
• Tóm tắt thông tin nhanh chóng: Có thể tóm tắt email, tài liệu hoặc cuộc hội thoại trong Chat, giúp tiết kiệm thời gian xử lý
• Tạo nội dung Slides, Sheets thông minh: AI hỗ trợ xây dựng slide, phân tích dữ liệu và tạo bảng biểu tự động
• Ghi chú cuộc họp tự động trong Meet: Tính năng “Take notes for me” giúp bạn tập trung vào nội dung thay vì ghi chép
• Trợ lý AI xuyên suốt hệ thống: Gemini xuất hiện ngay trong Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive và Chat, hỗ trợ trực tiếp trong luồng công việc

Ngoài ra, Gemini còn có khả năng phân tích dữ liệu, nghiên cứu chuyên sâu và tạo nội dung đa định dạng (text, hình ảnh, video), giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và sáng tạo nội dung nhanh hơn