Khả năng bảo mật cao và tích hợp sâu vào các ứng dụng Office là một trong những tiêu chí rất quan trọng giúp cho công cụ này dễ dàng sử dụng và nhanh chóng thân thiện với người dùng cuối. Người dùng cuối đơn giản chỉ cài ứng dụng Ms Teams qua Laptop / Tablet / Smart Phone là có thể sử dụng được. Khả năng tương tác cao giữa các thành viên trong nhóm, trong tổ chức như chat, video call, audio call … và các tính năng chia sẽ file có tương tác, tích hợp đồng bộ callendar trong tổ chức giúp các thành viên vượt qua các giới hạn về mặt không gian. Hiện tại các ứng dụng Ms Teams này được Microsoft miễn phí cho người dùng với các tính năng cơ bản. Một số tính năng cao cấp, người dùng phải mua các gói Office 365 để sử dụng. Sau đây là các tính năng mà chúng tôi đánh giá là phù hợp với các mô hình làm việc nhóm của doanh nghiệp.

Ms Teams là công cụ trung tâm của mọi hoạt động

hinh2

Ms Teams là hệ thống chat nội bộ doanh nghiệp

hinh3

  • Chat theo từng cá nhân
  • Chat theo group
  • Xác định trạng thái người dùng qua icon.
  • Hỗ trợ các biểu tưởng cảm xúc emotion
  • Thiết lập chia sẻ file ngay trên chat, comment trên file chia sẻ …
  • Ghi chú lại nội dung quan trọng bằng bookmark

hinh4

Ms Teams là công cụ cho phép họp trực tuyến

  • MS Teams cho phép thiết lập Meeting cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi.
  • Các hình thức Meeting gồm qua Video/ Audio/Phone.... Có thể tạo Meet Now là họp ngay hoặc theo Calendar

hinh6

  • MS Teams tích hợp sẵn Calendar đồng bộ với hệ thống Email Outlook cho phép toàn bộ tổ chức biết lịch làm việc mà người tham gia có liên quan.
  • Ngay sau khi tạo meeting, lịch meeting sẽ đồng bộ ngay trên tất cả các thành viên có trong danh sách họp.

hinh7

  • MS Teams cho phép ghi lại buổi meeting dạng video và tổ chức trên Ms Stream.

hinh8

hinh9

  • MS Teams cho phép chia sẻ file hoặc chia sẻ màn hình lúc họp trực tuyến.
  • Ms Teams cho phép trao quyền điều khiển từ xa cho người yêu cầu. Đây là một tính năng trong phần Remote Support mà chúng ta hay dùng TeamViewer.

hinh10

Ms Teams là hệ thống tổng đài ảo

  • MS Teams client như một softphone khi tích hợp với hệ thống PSTN. Mỗi nhân viên sử dụng Ms Teams Client sẽ được cấp một máy nhánh thuê bao và có thể gọi điện từ hardphone/softphone trên laptop/tablet/smartphone như hệ thống tổng đài thông thường.

hinh11

hinh12

Ms Teams là hệ thống chia sẻ và quản lý file

  • Mỗi Channel đều có một Tab lưu Files
  • Files có thể tổ chức theo folder tùy thích
  • File có thể mở trực tiếp trên ứng dụng Ms Teams như Word/Excel/PowerPoint …

hinh13

Ms Teams là FrameWork cho các ứng dụng Office

  • Chỉnh sửa Excel file trực tuyến không cần cài Ms Excel lên máy tính.
  • Các thành viên trong nhóm có thể góp ý qua comments, chat và chỉnh sửa để hoàn thiện số liệu.
  • Thuận tiện cho mọi người khi chỉ dùng chung giao diện Ms Teams và có thể truy xuất tất cả các ứng dụng Office.

    hinh14

  • Chỉnh sửa PowerPoint file trực tuyến không cần cài Ms PowerPoint lên máy tính.
  • Các thành viên trong nhóm có thể góp ý qua comments, chat và chỉnh sửa để hoàn thiện số liệu, báo cáo/
  • Thuận tiện cho mọi người khi chỉ dùng chung giao diện Ms Teams và có thể truy xuất tất cả các ứng dụng Office.

hinh15

Ms Teams tích hợp công cụ quản lý dự án / phân việc

  • Tích hợp công cụ Planner cho phép tạo các Stage dự án, phân task cho từng thành viên, quản lý tiến độ Task
  • Các thành viên trong nhóm có thể nhận được thông báo khi giao Task, trao đổi qua Chat / Voice/ Video trên Task
  • Thuận tiện cho mọi người khi chỉ dùng chung giao diện Ms Teams và hạn chế về khoản cách, giúp làm việc nhóm hiệu quả.

hinh16

hinh18

hinh19

Ms Teams tích hợp công cụ phân tích báo cáo BI

  • Tích hợp công cụ PowerBI cho phép các bộ phận, hoặc ban giám đốc có số liệu thời gian thực về doanh số, về khách hàng, tài chính ….
  • Tính năng Tab mạnh mẽ của Ms Teams cho phép người dùng bổ sung một ứng dụng là một Tab để tiện theo dõi và cập nhật dữ liệu.

hinh19

Ms Teams cho phép cài thêm các ứng dụng khác nhau

  • MS Teams làm thành khung làm việc, cho phép các cá nhân hoặc tổ chức cài thêm các ứng dụng nghiệp vụ liên quan.
  • Ví dụ: Doanh nghiệp đang sử dụng Zoom làm HNTH thì có thể cài luôn app của Zoom để thực hiện HNTH trên nền Ms Teams.
  • Ví dụ : Doanh nghiệp sử dụng CRM của SalesForce và muốn mở chung 1 cửa sổ thì cài app SalesForce và tạo 1 Tab cho SalesForce trên Ms Teams.

hinh20